Cómo controlar los recursos de una empresa y evitar pérdidas financieras
La administración de los recursos de una empresa es algo clave para su estabilidad financiera. A medida que las empresas van creciendo se vuelve cada vez más complicado poder tener control de las finanzas de la empresa. Es por ello que es importante hacer un esfuerzo y buscar estrategias que permitan una correcta gestión de los recursos. Veamos a continuación algunos consejos para un mejor control de los recursos de una empresa.
¿Por qué es importante tener control de los recursos de la empresa?
Los recursos son escasos y la empresa depende de la disponibilidad de los mismos para poder operar. Bien sea que sea una empresa manufacturera, que necesite suficiente inventario para sus operaciones, o sean los recursos financieros que debe tener cualquier empresa para procesar los pagos cotidianos.
Además, cuando la cantidad de procesos y personas involucradas aumenta, es importante poder monitorear la trayectoria del dinero, de modo que este no llegue a manos incorrectas o alguna persona no autorizada pueda tener control sobre el dinero de la empresa. Dado este riesgo, se vuelve vital que se pueda tener control sobre los recursos y poder hacer un monitoreo continuo de los mismos.
Consejos para la gestón de la empresa y evitar pérdidas financieras
Veamos a continuación algunos consejos que pueden ser útiles para conseguir una mejor gestión de la empresa y evitar pérdidas financieras.
Conocer los procesos de la empresa
Una de las mejores formas de mejorar la gestión de la empresa y el uso de los recursos es conociendo los procesos de la misma. Para ello es importante levantar información sobre cada uno de los procesos que se llevan a cabo cotidianamente en la empresa, ver qué recursos se usan, quiénes lo hacen y cómo se ejecutan. De esta forma se podrá saber el comportamiento “normal” al momento de usar los recursos y poder detectar irregularidades a tiempo. Por ejemplo, si cada dos semanas se hace un pedido para mantener el inventario y se detecta un gasto en una semana que no se hizo pedido, entonces se podrá revisar esto.
De igual manera, es ideal que los pagos que deban hacerse pasen por aprobación de una persona que esté a cargo, de modo que puedan cuidarse los fondos de la empresa y evitar pagos no autorizados.
Utiliza sistemas de información
En la actualidad hay una gran cantidad de sistemas que pueden ayudar en los procesos cotidianos de una empresa. Entre ellos encontramos los ERP o los CRM, los cuales pueden ayudar en la toma de decisiones y automatizan varios de los procesos. Pero, ¿qué es ERP? Un ERP (Enterprise Resource Planning o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales) es un sistema que permite que las empresas puedan controlar sus recursos en las distintas áreas que la conforman. Estos sistemas permiten integrar la información de distintos procesos, tales como la contabilidad, inventario, logística, recursos humanos, compras y ventas.
Estos sistemas son grandes aliados para la gestión empresarial y para el control de los bienes, ya que permiten hacer un monitoreo continuo y centralizar la información de distintas áreas. El objetivo de esto es poder detectar con mayor rapidez alguna anomalía en el manejo de los recursos.
Ten indicadores de desempeño
Aunado al uso de sistemas de información, es importante desarrollar una serie de indicadores de desempeño que permitan monitorear constantemente cómo va la empresa. Por ejemplo, monitorear la rotación de inventario, la rentabilidad, la rotación de personal, las ventas diarias, indicadores relacionados al proceso de compra del cliente, entre otros. El objetivo de los indicadores es poder tener un tablero en donde se pueda observar lo más importante y tener una visión general del desempeño de la empresa. Con esto, se tendrá información clave, de manera continua, para tomar decisiones de manera oportuna y hacer los ajustes correspondientes.
Establece objetivos
Una manera de mejorar el control de los recursos y cuidar el desempeño de la empresa es fijando metas para las distintas áreas de la empresa. Por ejemplo, fijar metas para las ventas de cada producto de manera mensual y poder monitorear el desempeño de la fuerza de venta. Idealmente esto debe ir acompañado de incentivos para el cumplimiento de las metas. La idea de esto es que la fuerza de ventas esté motivada y que esto ayude a impulsar los resultados.
Identifica áreas con oportunidad de mejora
Dentro de una empresa se lleva a cabo una gran cantidad de procesos, estos puede que no sean diseñados de la mejor forma al momento de su planificación o puede que el proceso se vaya quedando sin mejoras en el tiempo. Esto reduce la productividad de la empresa y por tanto, afecta el desempeño de la misma. Es por ello que debemos identificar las áreas claves de manera oportuna y hacer las mejoras que correspondan, ayudando a mejorar la productividad y rentabilidad de la empresa.
Monitoreo continuo y análisis de datos
Para cuidar las finanzas de la empresa, es vital hacer un monitoreo continuo de su desempeño, el cual deberá ir atado a un análisis de datos para poder identificar comportamientos anómalos y hacer ajustes a tiempo. Esto es algo que debe fomentarse como cultura a lo largo de la institución, de manera que sea más sencillo identificar las oportunidades de mejora y evitar que cualquier mala práctica afecte negativamente el desempeño de la organización.
Compara presupuestos de proveedores
Al momento de ordenar productos o hacer pagos, es ideal que la empresa pueda contar con distintos presupuestos y comparar precios, de modo que se pueda optar por proveedores con la mejor relación calidad – precio. La idea es que la empresa no pierda ventajas comparativas con relación a la competencia y pueda ofrecer un buen precio en el mercado y obtener una buena ganancia. De esta forma se estará cuidando el desempeño financiero del proyecto.
Estudia el mercado y tu competencia
Una de las claves para evitar pérdidas financieras es tener un buen conocimiento del mercado en el que se mueve la empresa, tanto conocer los clientes, como a los competidores. La idea es conocer que se puede ofrecer diferente a los clientes y poder captar un nicho de mercado. Para conseguirlo será importante estudiar los productos disponibles, quiénes los venden, cómo los ofrecen y qué desean los clientes. Al comparar esto, se podrán detectar oportunidades en el mercado para ofrecer algo distinto y poder obtener una rentabilidad mayor.
Construye un buen equipo
La gestión de recursos depende en parte de una buena cultura organizacional, para poder fomentarla es importante contar con un equipo sólido, formado por las personas correctas, capaces de estar en el proyecto por un largo periodo de tiempo. Contratar personas para construir un equipo y entrenarlas demanda tiempo y recursos. Por ello, contratar a las personas incorrectas o el hecho de que la rotación de personal sea alta puede afectar los recursos de la empresa, al generar pérdidas de dinero y de tiempo.
Implementa el análisis del Churn
El análisis del Churn rate o tasa de cancelación de clientes es una métrica que mide la cantidad de clientes o suscriptores que han dejado de comprar los productos. Se calcula dividiendo la cantidad de clientes que dejan de comprar entre la cantidad de clientes activos. También puede aplicarse en redes sociales como la cantidad de seguidores perdidos entre la cantidad de seguidores.
La idea es utilizar esta métrica para hacer un seguimiento del engagement que genera la empresa con sus clientes. Si hay muchas personas dejando de mostrar interés en ella, entonces debe ser una señal de alarma que deberá ser corregida de forma oportuna. Por ejemplo, se podrá hacer alguna promoción en ventas o campaña de marketing para buscar atraer más clientes y atacar la razón que está generando rechazo del mercado.
Cuida los recursos de tu empresa y cuida sus finanzas
Con estos consejos se puede mejorar el cuidado de los recursos de la empresa y velar por un buen desempeño financiero. Es importante fomentar una cultura de monitoreo y respeto por los recursos de la empresa para que esta pueda mantenerse en marcha. ¡Anímate a mejorar el control financiero de tu empresa y llevarla al éxito!
