Cómo hacer el ciclo contable: Pasos y beneficios de su digitalización
El ciclo contable es un proceso esencial para la gestión financiera de cualquier empresa. Consiste en registrar, clasificar y resumir todas las transacciones financieras para poder generar los estados financieros al finalizar cada periodo. Su correcta implementación asegura el control y la transparencia de la información financiera y, a su vez, permite una adecuada gestión de tesorería en una compañía.
Actualmente, las empresas están dando cada vez más pasos para lograr la digitalización de diversas áreas de la empresa, entre ellas, el departamento de contabilidad. Mediante un software de tesorería, se puede digitalizar el ciclo contable, logrando que el proceso sea más eficiente y preciso.
A continuación, analizamos cómo crear el ciclo contable paso a paso y los beneficios que aporta la digitalización.
Pasos para realizar el ciclo contable
¿Por dónde se debe comenzar para crear el ciclo contable en la empresa? A la hora de registrar todas las transacciones financieras, es importante seguir una serie de pasos para realizar el proceso de forma completa y eficiente.
Identificación de transacciones
En primer lugar, se identifican y recogen todas las transacciones financieras que ocurren en la empresa. Las transacciones incluyen ventas, compras, pagos, cobros, etc. Por ejemplo, un pago a un proveedor, el ingreso por una venta, la recepción de un préstamo bancario.
Registro en el Diario General
Una vez identificada la transacción, se registra en el libro diario o diario general para documentar cada transacción en orden cronológico, con el detalle de la fecha, la cuenta afectada y la cantidad correspondiente.
Clasificación en el Libro Mayor
Las transacciones registradas en el diario general se transfieren a sus cuentas individuales en el libro mayor. Esto implica clasificar y agrupar los débitos y créditos bajo cada cuenta específica. Es decir, la clasificación se divide en: activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos.
Balanza de comprobación
El siguiente paso es elaborar una balanza de comprobación para asegurar que los débitos y créditos registrados están equilibrados. Esto ayuda a identificar los principales errores antes de continuar con el cierre contable.
Ajustes de Cierre y revisión de la balanza de comprobación
Al final del período, se realizan los asientos de ajuste necesarios para registrar ingresos o gastos acumulados, así como depreciaciones o amortizaciones. Estos ajustes aseguran que los ingresos y gastos se reconozcan en el período contable correcto.
Después de los ajustes de cierre, se prepara una nueva balanza de comprobación para garantizar que todos los débitos y créditos, incluidos los ajustes, estén equilibrados. Si después de los ajustes la balanza sigue equilibrada, el proceso sigue siendo correcto.
Elaboración de los Estados Financieros
Con la balanza de comprobación ajustada, se preparan los estados financieros. Estos documentos incluyen:
- Estado de Resultados: Muestra ingresos, costes y utilidades del período.
- Balance General: Indica los activos, pasivos y el patrimonio.
- Estado de flujos de efectivo: Informa sobre las entradas y salidas de efectivo.
Cierre del periodo contable
Los asientos de cierre eliminan los saldos de las cuentas de ingresos y gastos. Es decir, las cuentas temporales. Con ello, se prepararán las cuentas para el próximo período.
Balanza de comprobación post-cierre
Por último, se prepara una última balanza de comprobación para asegurarse de que solo las cuentas permanentes tiene saldos. Es decir, los activos, los pasivos y el patrimonio.
Beneficios de la digitalización del ciclo contable
La digitalización del ciclo contable aporta numerosos beneficios que hacen que el proceso sea más eficiente y preciso. Para ello, es importante escoger un software de gestión de tesorería que se adapte a todas las necesidades de la compañía. Detallamos algunos de los principales beneficios:
Mayor precisión y reducción de errores humanos
El uso de un software automatiza los cálculos y, a su vez, reduce la aparición de errores en la introducción de datos. Los programas detectan de forma automática algunas incongruencias que pueden surgir, como que los asientos estén desequilibrados.
Eficiencia y Ahorro de Tiempo
Las tareas que antes requerían mucho tiempo, como el registro de transacciones o la elaboración de la balanza de comprobación, ahora pueden realizarse en solo unos segundos. Con el uso de una plataforma digital, se optimiza el tiempo y las tareas a realizar.
Acceso en tiempo real
otro aspecto clave es que los informes financieros pueden actualizarse en tiempo real, lo que permite a los gestores tener una visión inmediata del estado financiero de la empresa y tomar decisiones más rápidas.
Automatización de ajustes y cierres
Los software contables permiten realizar los ajustes y asientos de cierre de manera automática, ahorrando tiempo y garantizando que los ingresos y gastos se asignen correctamente al período correspondiente.
Facilidad para crear documentos y reportes
Es posible generar reportes personalizados y exportar los estados financieros en diferentes formatos, como Word, PDF, Excel, etc. Esto facilita el análisis y la presentación a las partes interesadas.
Seguridad y almacenamiento en la nube
Los sistemas contables digitales suelen estar almacenados en la nube, lo que asegura que los datos financieros estén protegidos contra pérdidas o accesos no autorizados, además de permitir el acceso a diferentes miembros del equipo y desde cualquier lugar.
Cumplimiento normativo
Los sistemas contables actualizados digitalmente están diseñados para cumplir con las normativas fiscales y contables locales, ayudando a las empresas a evitar sanciones y mantenerse actualizados con la legislación.
Integración con otros sistemas
Los sistemas contables digitales se pueden integrar con otros módulos de la empresa, como la gestión de inventarios, ventas y recursos humanos. De este modo, se puede unificar toda la información y fomentar una mejor toma de decisiones.
Escalabilidad
Las soluciones contables digitales pueden adaptarse al crecimiento de la empresa sin necesidad de hacer grandes cambios o inversiones en infraestructura. Resulta de gran utilidad a la hora de cubrir todas las necesidades que tenga la compañía de forma fácil y práctica.
Si una empresa busca optimizar su proceso contable, la digitalización es un paso clave para reducir errores, acelerar el procesamiento de datos y mejorar la toma de decisiones financieras.
