Cuando se trata de viajes y eventos empresariales, nadie quiere que los gastos se acumulen y se salgan de control. ¿Quieres evitar que esto te suceda y, además, mejorar la planificación de tus viajes corporativos? Si es así, estás en el lugar correcto.
En este artículo, te ofrecemos cuatro consejos para controlar los gastos de viajes y actividades empresariales: establecer presupuestos, categorizar los tipos de viajes, usar herramientas tecnológicas y crear una política corporativa de viajes. Estas estrategias serán altamente efectivas para controlar tus gastos y seguir llevando a tu empresa al éxito económico. ¡Toma nota!
1. Domina las estrategias más efectivas para controlar gastos de viaje
Los viajes y actividades de negocios son importantes porque permiten a los empresarios establecer relaciones, cerrar acuerdos y expandir su presencia global. Sin embargo, en lugar de ser vistos como una inversión, los viajes corporativos suelen percibirse como un gasto desmesurado e innecesario.
¿Por qué ocurre esto? Porque es cierto. Los viajes empresariales conllevan costos significativos que, si no se gestionan adecuadamente, pueden afectar las ganancias de una compañía. Sin embargo, esto no tiene por qué seguir siendo así. Existen numerosas estrategias para controlar los gastos de los viajes de negocios, lo que hará todo más fácil.
¿Quieres saber más sobre estas estrategias? A continuación, te contamos dos de estas:
A. Establece un presupuesto de viaje
Si estás planificando un viaje de negocios, debes saber que la primera estrategia para dominar el arte de controlar los gastos es hacer un presupuesto. ¿Por qué es importante estimar los gastos de un viaje? Primero, porque evita gastos innecesarios.
Al tener un presupuesto, podrás disfrutar de tu experiencia de viaje sin preocupaciones. Además, contar con un presupuesto evitará que afectes tus finanzas con gastos desmedidos o imprevistos que puedan ocurrir durante el viaje empresarial. Si ves que puedes ahorrar o reunir fondos dentro de tu presupuesto para mejorar tus comodidades durante el viaje y realizar actividades que enriquezcan tu experiencia, hazlo.
B. Cíñete al presupuesto
No es suficiente con elaborar un presupuesto de viaje, debes ceñirte a él. Para lograrlo, puedes tomar varias medidas. Por ejemplo:
- Investigar y comparar precios de vuelos, alojamientos y actividades e incluir en tu presupuesto las opciones más apropiadas para ti.
- Estimar las tarifas según la temporada alta o baja en tu cálculo de costos, dependiendo de la fecha en la que desees viajar.
- Utilizar aplicaciones y herramientas de gestión de gastos para monitorear cómo manejas el dinero antes y durante el viaje empresarial.
Crear un excelente presupuesto de viaje de negocios y respetarlo no solo te ayudará a mantener controlados tus costos, sino que también te permitirá tomar decisiones más informadas sobre cuándo viajar, donde alojarte y qué actividades de ocio puedes realizar.
2. Identifica los tipos de viaje de negocios para controlar gastos
La segunda estrategia para controlar los gastos es investigar sobre el tipo de viaje de negocios que realizarás y el evento al que asistirás. Esto es importante porque te permite ajustar tu presupuesto y evitar gastos excesivos, lo cual puede ser problemático tanto para ti como para tus empleados.
¿Cuáles son los motivos más comunes para hacer viajes de negocios? Los más comunes son:
- Conferencias empresariales: Estos eventos suelen llevarse a cabo en un solo lugar. Tu equipo podrá asistir a charlas, discursos y presentaciones. Además, podrás participar en eventos sociales, como bailes o cenas, y conocer a otros colegas de tu industria.
- Reuniones de equipo: ¿Tu empresa opera sobre un modelo de trabajo remoto y todos los empleados viven indiferentes países o ciudades? No te preocupes. Aunque estas reuniones suelen ser más informales, son muy útiles para discutir temas de trabajo y estrechar lazos entre colegas.
- Visitas a clientes y proveedores: Como dueño de negocio, puedes realizar viajes para hacer presentaciones de ventas y productos y fortalecer las relaciones con otros clientes.
- Ferias comerciales: Estos eventos son una gran oportunidad para mostrar tus productos, conocer los servicios de otros negocios en la industria y establecer contactos profesionales.
- Capacitaciones: También puedes patrocinar viajes para que tus empleados reciban capacitación presencial en una ciudad o un país distinto. Esto aumentará su satisfacción laboral y les ayudará a mejorar su carrera profesional.
3. Tipo de enfoque para optimizar gastos y presupuestos
Dependiendo del tipo de evento y viaje que realices, puedes elegir diferentes enfoques para optimizar gastos y presupuestos. Sin embargo, compartimos contigo algunas pautas generales:
- Utiliza la tecnología para rastrear tus gastos de viaje y asegurarte de que estén en línea con el tipo de evento al que asistirás junto con tu equipo.
- Establece límites de gastos desde la fase de elaboración del presupuesto.
- Utiliza una tarjeta de crédito o cuenta corporativa y evita que tus empleados incurran en gastos que te puedan cobrar como viáticos más adelante.
- Asegúrate de que tú y tus empleados estén en la misma página y qué sepan cuál es el propósito de su viaje para evitar malentendidos.
4. Utiliza herramientas tecnológicas para gestionar tus viajes empresariales
Como te lo explicamos anteriormente, las herramientas tecnológicas han ayudado a optimizar procesos para la gestión de viajes y actividades de negocios, lo que incluye el control de gastos. Existen numerosas herramientas en el mercado, pero existe una en particular que vale la pena explorar: TravelPerk.
TravelPerk: Descubre sus beneficios
TravelPerk es una compañía especializada en la gestión de viajes en línea que se enfoca en las empresas. Ofrece una amplia gama de servicios, como reservas en línea, gestión de riesgos y asistencia las 24 horas. Adicionalmente, brinda beneficios adicionales, como flexibilidad en la cancelación de vuelos, hoteles, coches y trenes, así como reembolsos y recuperación del IVA.
Con TravelPerk, puedes gestionar tus viajes tanto individualmente como en grupo. Esto significa que tú y tus empleados pueden aprovechar cualquiera de estas ventajas.
Para darte un ejemplo, si estás planeando hacer retiros empresariales, TravelPerk te ofrece apoyo en las reservas para grupos de empleados desde un mismo lugar. Aparte, destaca por ser una alternativa sostenible y respetuosa con el medio ambiente.
Mejora tu experiencia de viaje de negocios con la tecnología
Las herramientas tecnológicas para la gestión de viajes empresariales no solo mejoran tu experiencia, sino que también te ayudan a controlar significativamente los costos. Si aprendes a utilizar estas herramientas en línea, podrás lograr varios beneficios:
- Centraliza las reservas en un solo lugar: Las plataformas para viajes empresariales te permiten realizar reservas en tiempo real y visualizar tus gastos. Con esta información, puedes optimizar tu presupuesto.
- Mejora tu presupuesto de viaje: Al tener acceso a la información en la plataforma, puedes establecer límites de gastos para ti y tus empleados. En caso de necesitar superar esos topes, podrás tomar decisiones basadas en datos y garantizar que no haya costos innecesarios.
- Facturación centralizada: Al realizar un viaje corporativo, recibirás una sola factura por todos los servicios, pagando a un solo proveedor. Esto es una forma eficiente de viajar y maximizar los beneficios de una buena planificación financiera y presupuestaria.
- Información en tiempo real sobre precios y disponibilidad de reservas: En caso de imprevistos o ajustes presupuestarios, los software para viajes de negocios te brindarán información sobre los precios y la disponibilidad de vuelos, alojamientos y transporte. Esto facilitará tus procesos de toma de decisiones en cuanto a presupuestos.
5. Crea una política de viajes para tu empresa
Otra estrategia fundamental para controlar los gastos de viajes y actividades empresariales es tener una política corporativa que los regule. ¿Qué es una política corporativa de viajes? En esencia, se trata de un conjunto de reglas que limitan la forma en que se realizan los viajes de negocios o se asiste a eventos empresariales.
Contar con una política de viajes en tu empresa es crucial, ya que brinda seguridad a tus empleados y al mismo tiempo ayuda a ahorrar costos. Además, puedes alinear las actividades de tu equipo de trabajo con las necesidades de la empresa durante la gestión de viajes y asistencia a eventos empresariales.
Una política corporativa de viajes cuenta con las siguientes regulaciones:
- Límites de gastos.
- Requisitos de aprobación para asistir a eventos.
- Requisitos de aprobación para viajes, alojamiento y transporte.
- Porcentaje de financiamiento del viaje y la asistencia al evento según el caso del empleado.
Recuerda involucrar a tus trabajadores en la creación de esta política de viajes. Incluirlos en la toma de decisiones mejora el ambiente de trabajo y su percepción de tu empresa.
Controla los gastos de viajes y asistencia a eventos de tu empresa
Gestionar correctamente los costos de viajes y asistencia a eventos corporativos es esencial para organizar las finanzas y evitar catástrofes. Los consejos que presentamos aquí, como crear presupuestos, establecer tipos de viajes, usar la tecnología y diseñar una política corporativa de viajes, te ayudarán a ahorrar dinero y mejorar la eficiencia.
¡Sigue nuestros consejos y verás cómo llevarás tu empresa al éxito!
